Świadectwo pracy jest dokumentem, który informuje o tym kto, kiedy, gdzie i na jakich warunkach pracował. Jest to dokument „twardy”, który potwierdza fakt i warunki zatrudnienia. Dodatkowo dokument ten jest poświadczeniem i informacją dla kolejnego pracodawcy.
Podstawowe zapisy nt. świadectwa pracy znajdują się w Kodeksie Pracy oraz w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Rozporządzenie to zawiera także wzór dokumentu świadectwa pracy.
Pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy. Obowiązek ten istnieje z mocy prawa i nie jest zależny od wniosku pracownika. Świadectwo pracy powinien otrzymać każdy pracownik, który był zatrudniony na umowę o pracę, niezależnie od jej rodzaju. Pracodawca nie może uzależniać jego wydania od uprzedniego rozliczenia się z pracownikiem z powierzonego mienia. Jest ono wydawane w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Jest to dokument prywatny, wydawany do rąk własnych pracownika lub osoby przez niego pisemnie upoważnionej. Niewydanie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
Świadectwo pracy należy wydać niezwłocznie, bez jakiegokolwiek opóźnienia. Akty prawne precyzują ten termin – w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jedynie w przypadku, gdy wydanie świadectwa pracy w terminie wynikającym z przepisów nie jest możliwe, pracodawca nie później niż w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy, przesyła je za pośrednictwem poczty bądź doręcza je w inny sposób.
Przepisy kodeksu pracy przewidują odrębne zasady wydawania świadectw pracy za okresy pracy w ramach terminowych umów o pracę. Jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, na czas określony lub na czas wykonywania określonej pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów. Pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu upływu 24-miesięcznego terminu. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy. Należy przyjąć, że świadectwo pracy wydaje się po 24 miesiącach, jeżeli między poszczególnymi umowami terminowymi były przerwy. Przepisy nie określają bowiem, że w takim przypadku chodzi tylko o umowy terminowe zawierane na okresy następujące bezpośrednio po sobie. Nie ma natomiast przeszkód, aby pracodawca wydał pracownikowi świadectwo pracy po zakończeniu terminowej umowy o pracę wcześniej, nie czekając na upływ 24 miesięcy. Za takie postępowanie na pracodawcę nie mogą zostać nałożone żadne sankcje. W przypadku, gdy pracodawca zatrudnił pracownika na umowę na okres próbny, a następnie podpisał z nim umowę na czas nieokreślony, to świadectwo pracy za pracę na okresie próbnym powinien wydać mu po upływie 24 miesięcy od zakończenia tej umowy. Natomiast odrębne świadectwo powinien wydać za okres pracy na umowę na czas nieokreślony po jej zakończeniu.
Niezależnie od tego, pracownik zatrudniony na podstawie terminowych umów o pracę może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej takiej umowy o pracę lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest wtedy zobowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika.
Treść świadectw pracy może ulec sprostowaniu jeżeli nie odpowiada wymaganiom określonym przez prawo lub jest niezgodne ze stanem faktycznym. Na wystąpienie z wnioskiem o sprostowanie pracownik ma 7 dni od otrzymania świadectwa. Sprostowanie polega na zmianie lub uzupełnieniu wadliwego dokumentu. W razie uwzględnienia wniosku pracownika należy wystawić nowy dokument i doręczyć go pracownikowi. Natomiast w przypadku braku uwzględnienia żądania pracownika, pracownik może w terminie 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa skierować wniosek do sądu pracy. Jeżeli sąd uzna roszczenie pracownika, pracodawca zobowiązany jest niezwłocznie – nie później jednak niż w ciągu 3 dni od uprawomocnienia się orzeczenia – wydać nowe świadectwo pracy. W sytuacji, gdy w wyniku braku wydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy, pracownik poniósł szkodę, przysługuje mu roszczenie o odszkodowanie od pracodawcy. Wysokość odszkodowania ustala się za okres pozostawania bez pracy z w/w powodu (okres nie dłuższy niż 6 tygodni) wg zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Przepisy prawa ściśle określają, jakie elementy powinno zawierać świadectwo pracy, a pracodawca samodzielnie nie może wprowadzać żadnych dodatkowych informacji, które mogłyby być formą oceny pracownika. Przepisy prawa regulują podstawowe elementy świadectwa pracy. Na treść świadectwa pracy składają się informacje zawarte w poszczególnych jego ustępach:
Ustęp pierwszy – dane ogólne: Tu zamieszcza się podstawowe dane pracownika: imię/imiona, nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia. W tym bloku następuje opatrzenie dokumentu datą wystawienia i określeniem miejsca wystawienia dokumentu. Dodatkowo wpisuje się nazwę pracodawcy, okres zatrudnienia (data rozpoczęcia wykonywania pracy, data zakończenia stosunku pracy) i wymiar wykonywanej pracy. W przypadku przejęcia pracownika, w trybie art. 231 Kodeksu Pracy lub na podstawie przepisów odrębnych, należy zamieścić informację o nazwie poprzedniego pracodawcy i okresie zatrudnienia pracownika u tego pracodawcy.
Ustęp drugi – dane o zajmowanych stanowiskach/pełnionych funkcjach: W tym miejscu zamieszcza się informację o zajmowanych stanowiskach lub pełnionych funkcjach albo o rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika w okresie zatrudnienia. Jeżeli pracownik świadczył pracę na różnych stanowiskach należy wymienić wszystkie.
Ustęp trzeci - tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy ustania stosunku pracy: Sposób ustania stosunku pracy dotyczy przypadków rozwiązania lub wygaśnięcia tego stosunku. Przepisy wymagają wyłącznie wskazania podstawy ustania stosunku pracy przez określenie odpowiedniego artykułu Kodeksu Pracy, bez konieczności wskazywania konkretnych przyczyn. Wypełniając ten ustęp pracodawca wpisuje odpowiednie informacje pod literami „a”, „b”, „c”. Litera „a” wskazuje tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy (wynikającą z art. 30 Kodeksu Pracy). Przy literze „b” zamieszcza się szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy (sytuacje dotyczą przejęcia pracowników, podjęcia zatrudnienia u innego pracodawcy przed przywróceniem do pracy, rozwiązania poprzedniego stosunku pracy w związku z powołaniem na stanowisko w wyniku konkursu u innego pracodawcy, rozwiązania stosunku pracy z młodocianym w związku z wydaniem przez lekarza orzeczenia, że dana praca zagraża zdrowiu młodocianego pracownika). Litera „c” dotyczy sytuacji, gdy rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło w wyniku wygaśnięcia (o tym czy stosunek pracy wygasł decydują przepisy prawa, które po ziszczeniu się określonych przesłanek przewidują taki skutek – są to śmierć pracownika, śmierć pracodawcy, trzymiesięczne tymczasowe aresztowanie pracownika), wpisuje się tylko podstawę prawną, bez konkretnych przyczyn.
Ustęp czwarty – okoliczności, od których uzależnione jest uzyskanie uprawnień u kolejnego pracodawcy: Wpisuje się tu informacje, które stanowią podstawę do ustalenia uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy lub z ubezpieczenia społecznego. W poszczególnych punktach informacje dotyczą:
- Pkt 1 - informacja o urlopie wypoczynkowym: Należy zamieścić informację o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym w roku kalendarzowym w którym ustał stosunek pracy. Pracodawca wskazuje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w naturze, urlopu wypoczynkowego, za który wypłacono ekwiwalent oraz urlopu na żądanie.
- Pkt 2 – informacja dotycząca urlopu bezpłatnego: Wpisuje się okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia. Okres urlopu bezpłatnego wskazuje się tylko w jednym miejscu w świadectwie pracy, nie należy on do okresów nieskładkowych.
- Pkt 3 – informacja dotycząca urlopu wychowawczego: wpisuje się tu okres wykorzystanego urlopu.
- Pkt 4 – informacja o okresach niezdolności do pracy: Pracodawca wykazuje okresy niezdolności do pracy, za które pracownik zachował prawo do wynagrodzenia chorobowego (okresy, za które pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe – pierwsze 33 lub 14 dni w roku kalendarzowym). Nie zamieszcza się tu informacji o okresie wyczekiwania jaki musi upłynąć w celu nabycia prawa do zasiłku chorobowego.
- Pkt 5 – informacja dotycząca wykorzystania dwóch dni opieki nad dzieckiem: Wpisuje się okres, w którym pracownik wykorzystał uprawnienie związane z rodzicielstwem – to dni opieki nad dzieckiem zdrowym przysługujące pracownikowi wychowującemu co najmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat.
- Pkt 6 – informacje dotyczące skrócenia okresu wypowiedzenia: Zamieszcza się informacje nt. skrócenia okresu wypowiedzenia w sytuacji, w której wypowiedzenie umowy zawartej na czas nieokreślony nastąpiło z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników. Wówczas pracodawca może skrócić przysługujący trzymiesięczny okres wypowiedzenia najwyżej do miesiąca, wypłacając odszkodowanie za pozostały okres wypowiedzenia.
- Pkt 7 – informacje dotyczące odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych: wpisuje się dzień, miesiąc i rok rozpoczęcia i zakończenia tej służby. Formy odbywania służby wojskowej określa ustawa z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.
- Pkt 8 – informacje dotyczące pracy w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze: Należy wpisać okres wykonywania tej pracy oraz nazwę stanowiska, na którym praca była wykonywana. Obowiązują dwa akty prawne regulujące kwestie pracy w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze (załącznik nr 1 i 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2008r. o emeryturach pomostowych, rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze).
- Pkt 9 – informacje o wykorzystanych uprawnieniach, które wynikają z ustaw, wewnętrznych regulacji obowiązujących u danego pracodawcy, a mają wpływ na ich uzyskanie u nowego pracodawcy: To np. liczba wypracowanych godzin nadliczbowych, informacja o wypłaceniu odprawy emerytalnej lub rentowej, o nagrodzie jubileuszowej. W każdym przypadku należy ocenić, czy informacja o zrealizowanym uprawnieniu ma wpływ na jego uzyskanie u potencjalnego nowego pracodawcy.
- Pkt 10 – informacje o okresach nieskładkowych: Tutaj pracodawca zamieszcza informacje o okresach składkowych i nieskładkowych, które podlegają uwzględnieniu przy ustalaniu prawa do renty albo emerytury. Do tych okresów zalicza się np. okres pobierania zasiłku chorobowego lub zasiłku rehabilitacyjnego. Okresy nieskładkowe wymienia art. 7 ustawy o emeryturach i rentach – jest to katalog zamknięty. Nie wykazuje się w tym punkcie nieobecności nieusprawiedliwionych oraz nieobecności usprawiedliwionych niepłatnych.
- Pkt 11 – informacje dotyczące wynagrodzenia na podstawie art. 92 § 11 Kodeksu Pracy w okresie od 1 stycznia 2003r. do 31 grudnia 2003r.: To dni, za które pracownik nie otrzymał prawa do wynagrodzenia zgodnie z obowiązującym w tym okresie stanem prawnym w przypadku okresu niezdolności do pracy, trwającej nie dłużej niż sześć dni, pracownik nie zachowywał prawa do wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę za pierwszy dzień tej niezdolności do pracy. Tak więc czas, za który pracownik nie otrzymał wynagrodzenia chorobowego ulega wyłączeniu ze stażu ubezpieczeniowego, od którego uzależnia się nabycie świadczeń z ubezpieczenia społecznego, natomiast zgodnie z tą ustawą okresy te uznane są za nieskładkowe.
Ustęp piąty – informacje dotyczące prowadzonej egzekucji z wynagrodzenia: Pracodawca zamieszcza tu dane komornika, nr sprawy egzekucyjnej i wysokość potrąconych kwot. Po otrzymaniu świadectwa pracy ze wzmianką o zajęciu kolejny pracodawca ma obowiązek skontaktować się z prowadzącym sprawę komornikiem. Oznaczenie komornika należy dokonać w sposób szczegółowy, podając imię i nazwisko, rejon działania i sygnaturę sprawy. Informacja podana na świadectwie powinna bez trudu pozwolić na dalszą identyfikację osoby komornika.
Ustęp szósty – informacje uzupełniające – obligatoryjnie i na wniosek: W tym ustępie pracodawca zamieszcza informację o należnościach ze stosunku pracy, które zostały uznane przez pracodawcę i niewypłacone z uwagi na brak środków finansowych. Dodatkowo w tej części świadectwa pracy, na żądanie pracownika zamieszcza się:
- informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia;
- informacje o uzyskanych kwalifikacjach;
- informacje o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania w związku z art. 5 Rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania wraz z podpisem pracodawcy i datą.
W tym miejscu można również zamieścić informację o urlopie macierzyńskim, urlopie rodzicielskim, nieobecnościach nieusprawiedliwionych oraz nieobecnościach usprawiedliwionych niepłatnych.
Pouczenie: Ważnym punktem końcowym jest pouczenie, które powinno zawierać informacje o tym, że pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Dodatkowo z pouczenia powinna wynikać możliwość odwołania się do Sądu Pracy od decyzji pracodawcy, który odmówił sprostowania świadectwa pracy. Pracodawca powinien wskazać adres właściwego miejscowo sądu pracy, do którego pracownik będzie miał prawo złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy. Brak pouczenia jest podstawa do złożenia przez pracownika wniosku o sprostowanie świadectwa pracy.
Podpis pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu: Dodatkowym wymogiem, który powinien być spełniony jest podpisanie świadectwa pracy. Podpis składa pracodawca lub osoba umocowana do działania w jego imieniu. Świadectwo pracy, jako dokument, musi być podpisane. Osoba podpisująca świadectwo pracy składa tym samym oświadczenie na okoliczność potwierdzenia danych zawartych w dokumencie, a więc poświadcza fakty tam zawarte.
Świadectwo pracy wystawiane jest w dwóch egzemplarzach – jeden wręczany jest pracownikowi, natomiast drugi jest przechowywany w aktach osobowych pracownika, do prowadzenia których pracodawca jest zobligowany.
Autor: KG